Gestiona tu tiempo de manera efectiva

Para poder ser unas personas eficientes en todas las áreas de nuestras existencias, debemos aprender a organizarnos adecuadamente, muchas veces nos quejamos de que no disponemos del tiempo necesario para cumplir con nuestras labores, cuando en realidad es que estamos gestionando equivocadamente nuestras actividades.

Todas aquellas personas que han conseguido grandes logros en sus respectivas vidas, en algún momento, tuvieron que hacer un análisis de su situación y tomar las riendas de sus rutinas diarias.

Tal vez en un inicio, con pocas responsabilidades, podemos tener el control absoluto, más aun si estamos en una fase de proyección, pero al darse la ejecución de esa planificación, seguramente vamos a estar dirigiendo un grupo de personas, atendiendo una gran cantidad de elementos, tanto en el ámbito profesional como en el personal, que si no les damos la atención en el momento requerido, pueden hacernos colapsar.

Mis primeras recomendaciones es que adoptes medidas que vayan en pro de la ejecución de todos tus compromisos.

Aspectos personales a considerar en el control de tu tiempo

Son aquellos factores que dependen de ti, y que puedes modificarlos cuando así lo determines, entre estos tenemos:

• Define tus metas a corto, mediano y largo plazo. Te hará evitar pérdida de energía y de tiempo considerando alternativas que no están establecidas.
• Prioriza todas tus actividades. Será la garantía de cumplir con todos tus compromisos en el tiempo estipulado.
• Planifica anticipadamente. Las improvisaciones nunca aparecerán por tu parte.
• Aplica la autodisciplina. Es la forma de asegurar cumplir cada paso del plan.
• Sé puntual para todo. De esta forma no estarás tomando tiempo de otras actividades por motivos de atraso.
• Aprovecha cualquier holgura de tiempo. Siempre que exista algún tiempo libre, este debe ser aprovechado en adelantar cualquier otra actividad de la agenda.
• Apóyate en las herramientas tecnológicas. Actualmente existen muchas aplicaciones y herramientas en la web que nos facilitarán nuestra gestión del tiempo. Siempre hay una que se adapta a cada quien.
• No procrastines. Acostúmbrate a nunca aplazar tareas, al final se terminará convirtiendo en un mal hábito.
• Procura cumplir siempre con tu agenda. Cuando en un día no cumplimos con todas nuestras tareas es por alguna de estas dos razones: no estás siendo realista con tu situación o no tienes interés por cumplir con dichas asignaciones. Debes sincerarte y corregir.
• Aprende a delegar. Esta es una práctica que no muchos acostumbran, si quieres progresar debes acostumbrarte a aplicarla, nuestro tiempo es muchas veces más valioso que ciertas responsabilidades.
• Elimina los elementos distractores. La recreación hace falta, pero su tiempo debe ser controlado y limitado, por lo general este aspecto nos roba efectividad de una manera silenciosa.
• Aprende a decir no. Cuando no hacemos la evaluación acertada de nuestros compromisos, podemos llegar a sobrecargarnos y estar tomando responsabilidades de otros.
• Aparta tiempo para ti. La mejor manera de tener la mente clara para resolver cualquier situación, es con el descanso apropiado.

4 Estrategias efectivas para establecer tus prioridades

Si tienes problemas para definir prioridades, con respecto a todas las tareas que están bajo tu responsabilidad, te dejo estas 4 estrategias, para que selecciones la que más se adapta a tu estilo.

1. La matriz de Eisenhower.

Debe su nombre al expresidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, la misma alcanzó gran popularidad gracias al texto de Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Consiste en crear cuatro cuadrantes, con las siguientes características:

• Primer cuadrante. Hay que planear.

Son Importantes y menos Urgentes.

• Segundo cuadrante. Se deben hacer inmediatamente.

Son Importantes y Urgentes.

• Tercer cuadrante. Es recomendable su eliminación.

Son menos importantes y menos Urgentes.

• Cuarto cuadrante. Se deben delegar.

Son menos Importantes y Urgentes.

2. Regla 1-3-5.

Esta estrategia consiste en definir 9 tareas diarias, con las siguientes características:

• 1 tarea grande y significativa, enfocada en los objetivos a corto plazo.
• 3 tareas medianas, vinculadas a objetivos a corto y largo plazo.
• 5 tareas pequeñas relacionadas con objetivos a largo plazo, de responsabilidades que te competen directamente a ti.

3. Las 2 listas de Warren Buffett.

Comienza escribiendo 25 tareas a realizar en una semana o un mes. Luego separa en dos listas, una de 5, actividades más importantes y 20 en la otra. La idea principal es ejecutar las primeras 5 sin permitir que las otras interfieran, a pesar de que también se realizarán.

4. EL MÉTODO DE IVY LEE

Este profesional de las relaciones públicas y consultor sobre productividad, diseñó este método, el cual consistía en la planificación del día siguiente, con la definición de 6 tareas importantes.

La manera correcta de ejecutar el procedimiento era realizar cada una hasta el final, y solo pasar a la que siguiera luego de haber terminado la correspondiente un 100%, las que quedaran pendientes, serían colocadas de primero para el día siguiente. Repitiendo dicha rutina día tras día.